1.7.4 Organizace porady
Před poradou – definovat téma, formulovat cíl, určit účastník, zajistit místo, určit čas a délku porady, zajistit nezbytné prostředky, obsadit speciální role, rozeslat pozvánky účastníkům, připravit a rozeslat program a podklady, ověřit, zda přijdou klíčoví účastníci, uspořádat místo potřebám porady, postarat se pohodlí účastníků.
V úvodu porady – začít včas, představit sebe, svou roli, účastníky, jejich mandáty a časové možnosti, seznámit účastníky s kontextem, zjistit očekávání skupiny, dohoda o cílech, pravidlech jednání a o časovém harmonogramu.
V průběhu porady – dbát na dodržování procesních dohod, na orientaci účastníků na cíl, zajistit komunikaci, umožnit vyjádření názorů všech účastníků, dbát o důstojnost a ocenění účastníků porady, zvládat emoce a krizové situace.
V závěru porady – shrnout závěry a připomenou úkoly, zasadit poradu do širšího kontextu, zhodnotit průběh porady a dosažených výsledků, připomenout případnou existenci následných jednání, poděkovat za účast a uzavřít poradu pozitivně laděnou poznámkou.
Po poradě – zhodnocení porady, kontrola záznamu o průběhu, zajistit rozeslání zápisu účastníkům porady, zajistit navrácení místa porady do původního stavu, realizovat výsledky porady.