2.1 Zásady využívání prezentačních a audiovizuálních pomůcek
Při přípravě na prezentaci je důležité promyslet nejen podobu pomůcek vizuálních, ale také výběr pomůcek technických. Každá z nich má přitom své přednosti i zvláštnosti ve srovnání s ostatními. Výrazně ovlivní nejen způsob vizualizace sdělení, ale také podání prezentace a vystupování řečníka.
U vybraných pomůcek se podívejme na výhody a nevýhody jejich užití:
• čitelnost sdělení napsaného fixem na bílé tabuli je lepší, než čitelnost sdělení napsaného křídou na klasické černé tabuli,
• Flip-chart nebo bílá tabule jsou výbornými pomocníky při diskusích, poradách či brainstormingu. Umožňují okamžité zapsání myšlenky a jsou nezávislé na uspořádání a vybavení místnosti. Naopak není vhodný pro větší prostor a větší počet posluchačů, v případě prezentace pro větší publikum je vhodnější využít některý typ projektoru. Je vhodnou pomůckou pro zachycení nápadů, nabízí nám možnost napsat si na listy poznámky předem.
• Zpětný projektor je osvědčenou pomůckou při prezentaci pro středně velké skupiny posluchačů. Je vhodné si dopředu připravit jednotlivé fólie pomocí PC a v průběhu prezentace je nejen odkrývat, ale také na ně dokreslovat či zvýrazňovat klíčové informace. Pokud máme přehledně zpracovány promítané fólie, splní většinou stejnou službu jako dokonalejší datový projektor s počítačem, je však náročnější na prostor a umístění, aby všichni na promítaný snímek dobře viděli. Dnes již moc nepoužívaná pomůcka.
• Diaprojektor oceníte, je-li pro Vás důležitá kvalita obrazu a věrnost barev. Tato pomůcka byla velmi oblíbena u lékařů či grafiků.
• Použijete-li při prezentaci datový projektor, získáte všechny výhody elektronických prezentací a vystoupení bude profesionálnější. Multimediální prezentace spojením počítače s příslušným software a datového projektoru dává naší prezentaci profesionální vzhled, dovoluje využít animací, efektů, vkládání obrázků, zvuků a video ukázek, umožňuje připravit se předem, umožňuje rychlé průběžné provádění úprav prezentace, rizikem je spolehlivost techniky, někdy k sobě příliš poutá pozornost posluchačů.
Samozřejmě můžete prezentovat i bez pomůcek. V tom případě však buďte připraveni na to, že veškerá pozornost posluchačů bude soustředěna na Vaši osobu a přesvědčivost projevu v situaci sólového zpěváka
Nejčastěji používanými vizuálními pomůckami jsou:
• černá tabule a křída
• bílá tabule a fixy
• flipchart
• zpětný projektor
• multimediální (datový) projektor
• objekty, modely a vzorky
• obrázky
• videofilm
• příručky, letáky, sylaby a další tištěné a obrazové materiály
Mějme na paměti, že ne vždy je použití některé z vizuálních pomůcek technicky možné – naše prezentace bude probíhat například v kanceláři pro úzký okruh posluchačů. Pokud má naše prezentace probíhat v místnosti, která není standardně vybavena technikou, kterou hodláme využít, budeme potřebovat čas k její instalaci a pro zprovoznění.
Volba konkrétního typu vizuální pomůcky se pak odvíjí nejen podle úvahy, jak nejlépe podpořit prezentaci, ale právě od technických a časových možností v místě prezentace.
Vizuální pomůcky jsou klíčem k paměti a k pozornosti posluchačů. Využitím vhodných vizuálních pomůcek zvyšujeme kvalitu a rozsah sdělení. Názorná pomůcka má pomoci vnímat, pochopit a zapamatovat si. Účinek prezentace na posluchače bude největší, pokud bude řečník používat dobře připravené pomůcky. Nevhodná pomůcka má pochopitelně účinek zcela opačný. V případě využití pomůcek proto platí, že to, co není nezbytné, je zbytečné. Většina lidí si pamatuje to, co viděla, a nepamatuje si slova.
Vhodně použitý obrázek nám může výrazně pomoci nejen k lepšímu dokreslení toho, co říkáte, ale zároveň nám může ušetřit spoustu času a vysvětlování.
Příkladem mohou být grafy, které během několika sekund doloží publiku například ekonomické ukazatele za posledních několik let, aniž bychom k nim museli říci jediné slovo.
Vhodně zpracované a v prezentaci správně použité obrázky, tabulky nebo grafy mohou být těmi nejlepšími pomocníky, aby naše vystoupení bylo přiměřeně krátké, stručné a výstižné.
Barvy pomáhají upoutat pozornost účastníků, zvyšují jejich zájem a přispívají k lepší orientaci a k pochopení obsahu zobrazených informací. Barvy musí být dobře viditelné na větší vzdálenost, kontrastní, aby obrázky, texty, grafy a tabulky byly dobře čitelné a rozlišitelné. Takovými barvami jsou černá, modrá, zelená a červená. Černá a modrá jsou vhodné pro texty, grafy a tabulky jako základní barvy, červená a zelená barva ke zvýraznění podstatných informací. V multimediální prezentaci žlutá barva použitá na sytém modrém pozadí, dobře přitahuje pozornost. Vyvolává příjemné pocity tepla, léta a asociace slunečního svitu. U bílého pozadí je však bohužel téměř neviditelná.
Na jednu fólii, na jeden obrázek používejme maximálně tři rozdílné barvy nebo jejich odstíny.
Barvy v textu či grafech používáme ke zvýraznění informací - ne samoúčelně.
1. Vizuální pomůcky mohou:
• přitáhnout pozornost,
• udržovat pozornost,
• pomáhat zapamatování a vybavování (posluchačů a přednášejícího),
• šetřit čas,
• vysvětlovat význam,
• ilustrovat vztahy,
• stimulovat,
• zaujmout a pobavit,
• upevňovat vědomosti,
• vyzývat ke spolupráci.
2. Užitečné návody:
• Zvolte si patřičné prostředky, které jsou vhodné pro účastníky i pro danou problematiku.
• Vizuální pomůcky by měly zdůraznit a upevnit klíčové body vaší prezentace - plánujte podle toho.
• Při přípravě sleidů:
~ snažte se, aby byly jasné a k věci - používejte barvy, překrývání atd. ke zvýšení různorodosti a zajímavosti - používejte velká a tučná písmena.
• Před prezentaci si vyzkoušejte:
~ zkontrolujte, zda zařízení funguje,
~ roztřiďte průsvitky podle následnosti,
~ projděte přinejmenším jednou celou prezentaci,
~ zapamatujte si pozici zařízení, abyste byli schopni se pohybovat s jistotou,
~ uveďte a popište jasně a přesně každou průsvitku.
Poskytněte účastníkům čas pro „vstřebání“ informací zprostředkovaných vi¬zuální pomůckou.
Tato doporučení jsou vhodná pro použití jakéhokoliv vizuálního ( nebo auditivního) zařízení, pro které se rozhodnete.
Vizuální pomůcky jsou kořením každé prezentace - pokud jsou ovšem kvalitní, relevantní a profesionálně prezentované.