1.5 Zásady plánování akce, analýza cílů a účastníků, taktika v prezentaci
„Neplánovat znamená plánovaný neúspěch.“
Geoffrey Petty
Plánování akce:
• Určete téma prezentace.
• Připravte sprejový diagram.
• Revidujte sprejový diagram a určete informace, které účastníci musí znát.
• Informace, které účastníci musí znát, vyjádřete v podobě cíle.
• Zvažte vstupní chování účastníků a znovu přehodnoťte cíl.
• Zvažte počet účastníků.
• Zvolte si strukturu prezentace.
• Posuďte vizuální pomůcky, které jsou k dispozici.
• Připravte formální vizuální prezentaci hlavních bodů.
• Posuďte neformální vizuální pomůcky.
• Rozhodněte, ve které části prezentace vyzvete zúčastněné k otázkám.
• Naplánujte si čas.
• Rozhodněte se, jakým způsobem budete hodnotit výkon/naučené vědomosti.
• Napište si poznámky k prezentaci.
• Zkontrolujte časový harmonogram.
• Zkontrolujte místnost.
• Zkontrolujte zařízení.
K dosažení nejvyšší možné efektivity jednotlivých lekcí se nejdříve musíme zamyslet nad obecným cílem a poté definovat dílčí cíle.
Při sestavování jednotlivých lekcí můžeme vycházet z následujícího grafu (Petty, 2002, 310):
1. Rozhodnutí
Jaký je váš cíl?
4. Vyhodnocení činnosti: 2. Plán činnosti:
Dosáhli jste svého cíle? Jak nejlépe cíle
Chcete cíl změnit? dosáhnete?
3. Činnost:
Uskutečnění plánu
Dříve než začneme s přípravou své prezentace, měli bychom si naplánovat a odpovědět na tyto otázky:
Proč?
Pro koho? (Kdo?)
Co?
Jak?
Zatímco většina lidí se zpravidla zaměřuje především na vlastní obsah prezentace (Co?), pro nás je důležité si uvědomit význam toho, v jakém pořadí bychom si měli na výše uvedené otázky odpovědět. Proč? Zde přirozeně zastupuje důvod vaší prezentace (tedy vůbec nejdůležitější faktor), Pro koho? (Kdo?) uvádí naše posluchače a konečně Jak? zastupuje prezentační techniky, použití vizuálních pomůcek a důležitost nácviku.
Prezentace je především formou komunikace.
Lidé obvykle prezentují z důvodů – všeobecných – aby informovali, přesvědčili, podali vysvětlení nebo zprávu a důvodů – specifických – jestliže svojí prezentací chtějí dosáhnout nějakého konkrétního cíle nebo výsledku.
V takovém případě se ptáme: „Co chci, aby posluchači udělali?“, „Čemu mají posluchači porozumět?“
1.5.1 Analýza cílů a účastníků
“Co vlastně chci dosáhnout?“
Dříve než začneme prezentaci připravovat, pokusme se stručně – jednou větou jasně definovat hlavní cíl, kterého chceme dosáhnout.
Příklad:
• seznámit všechny kolegy s obsahem rámcového vzdělávacího programu,
• přesvědčit vedení školy, že kouření by mělo být zakázáno ve všech kancelářích,
• upozornit na pokles kvality poskytovaných služeb a nastínit možnosti pro zlepšení,
• motivovat žáky k vyšší výkonnosti.
Co je tedy přesně cílem naší prezentace?
Jakmile to víme, je mnohem snazší se na ni vhodně připravit.
Zmínili jsme se, že prezentace je především formou komunikace. Abychom komunikovali efektivně, je užitečné jasně a srozumitelně definovat, pro koho má být naše prezentace určena. Kdo budou naši posluchači? Může se jednat o naše partnery, kolegy či nadřízené – a od toho je obvykle odvozen účel, cíl a obsah našeho sdělení.
Při přípravě prezentace musíme mít na paměti a ptát se sami sebe:
• Co je účelem mojí prezentace?
• Co je cílem mé prezentace?
• Čeho chci svojí prezentací dosáhnout?
• Co chci sdělit posluchačům?
• Kdo jsou moji posluchači?
• Proč se moji posluchači účastní prezentace?
• Co už vědí o daném tématu prezentace?
• Co očekávají, že se na prezentaci dozví?
• Jaké otázky mohu očekávat?
Co by měla obsahovat naše prezentace, aby splnila svůj účel?
Pozor na jednu ze základních chyb, které se můžeme při přípravě a přednesu prezentace dopustit. Chybou je, když prezentaci nepřizpůsobíme potřebám a očekávání našich posluchačů.
1.5.2 Taktika v prezentaci - čas
Schopnost vybavení si klíčových bodů prezentace může záviset i na tom, kdy je do prezentace začleníte. Diagram ilustruje obecně maximální úroveň zapamatování a vy¬bavení informací.
Diagram
Maximální úroveň zapamatování nastává asi po 5-10 minutách. Je možné ji udržet asi 20-30 minut.
Z toho plyne, že:
• předchozí časový úsek je méně efektivní, protože se účastníci musí nejdříve přizpůsobit novému prostředí. Čím je toto prostředí vhodnější, tím rychleji se dosáhne úrovně A. Pokud jsou účastníci ve známém prostředí, bude doba dosažení této úrovně ještě kratší;
• délka doby dosažení A závisí na způsobu uvedení prezentace. Čím je lepší, tím kratší čas je potřebný k dosažení plného zapamatování informací;
• doba mezi A a B je obdobím nejpříznivějších podmínek pro učení. V tomto čase bychom měli prezentovat klíčové informace.
Dobu můžeme prodloužit:
o podpořením aktivního zapojení účastníků,
o používáním vizuálních pomůcek a ukázek,
o tím, že se účastníci dozví, že jim budou rozdány hlavní in¬formace ve formě doprovodných textů k prezentaci,
o vhodným učebním prostředím (přijatelná teplota, dostatečná cirkulace čerstvého vzduchu, možnost zastínit přímé slunce apod.).
Pozdější stadia prezentace po dosažení úrovně B ovlivňuje duševní a fyzická únava. Výsledkem je pokles množství uchovaných informací. Úroveň B je v rámci prezentace dobou, kdybychom měli sumarizovat hlavní body.
Dalšími důležitými doporučeními jsou:
• po dosažení B by prezentace měla být co nejkratší,
• můžeme změnit metodu (například otevřít diskusi), abychom udrželi aktivní zapojení a dosáhli dalšího učení.
Pokud jsou v prezentaci údaje a vysvětlení, které je nutné si zapamatovat, pomůže účastníkům tištěná informace. Tuto formu můžeme označit jako „post-prezentační“ učení. Prezen¬tace proces zahájí a následné studium pomůže uložit informace do dlouhodobé paměti a posléze si je vybavit.