1.1 Interaktivní prezentace
„Řekni jim, co jim chceš říct, řekni jim to, řekni jim, co jsi jim řekl.“
V typické prezentační situaci máte informaci, kterou chcete zprostředkovat jiným. Tito „jiní“ jsou označováni jako „účastníci“, protože se účastní prezentace, aby se něco naučili. Prezentace a způsob jejího plánování je ovlivněn počtem lidí, kteří se jí zúčastní, a okolnostmi jejího konání. Velký počet účastníků bude znamenat poměrně formální prezentaci s minimální příležitostí interakce. Neformálnější, interaktivní prezentace je možná s menší skupinou účastníků.
Vím, čeho chci prezentací dosáhnout
Před prezentací většina z nás přemýšlí nad tím, o čem bude mluvit. Ne že by otázka „co budu říkat“, nesouvisela s přípravou prezentace. Zkušený řečník si však před prezentací klade jinou klíčovou otázku.
Otázka proč na začátku přípravy na prezentaci ovlivní nejen obsah Vaší prezentace, ale zároveň Vám usnadní výběr podstatných informací a argumentů. Pokud se na sumu informací, které máte připraveny, podíváte z pohledu cíle prezentace, můžete je rozdělit do několika skupin.
Například na skupinu informací, které plně podporují cíl prezentace (musím říct); informace, které mohou přesvědčit posluchače (měl bych říct); a ty, které udrží pozornost a zájem posluchačů (mohl bych říct). Zároveň zjistíte také, co při prezentaci raději říkat nebudete.
Vím, koho mám před sebou, znám své posluchače
Ne vždy můžeme před prezentací dát na otázku, kdo jsou mí posluchači, naprosto přesnou odpověď. Může se nám potom snadno stát, že připravíme vysoce odbornou a termíny naplněnou prezentaci, která bude pro většinu posluchačů - laiků naprosto nesrozumitelná a nezáživná.
Znalost cílové skupiny je důležitá nejen pro obchodně zaměřené prezentace, ale pro jakýkoliv veřejný projev, kterým chceme posluchače oslovit. Ne vždy je situace tak přehledná jako třeba v armádě, kde se lze orientovat podle výložek.
Při troše snahy si však můžeme zjistit alespoň základní charakteristiky svých posluchačů:
• Jsou to odborníci, nebo laici?
• Jsou to řídící pracovníci nebo specialisté?
• Jsou to začátečníci, nebo zkušení v oboru?
• Z jakého prostředí pocházejí, co o tématu vědí a co očekávají?
Vím, co chci říct a jak
Ne všechno, co víte o daném tématu, musíte při vystoupení posluchačům předat. Snažte se mluvit přehledně, jasně a v jednoduchých větách. Výběr hlavních bodů svého sdělení poměřujte očima cíle prezentace – zda to, co posluchačům říkáte, Vás k cíli „posunuje“.
Jsem na místě o půl hodiny dřív než posluchači
Jistotu a přesvědčivost ovlivňuje celá řada faktorů, patří mezi ně i znalost prostředí prezentace. Nikdy proto nenechávejte přípravu místnosti a kontrolu funkčnosti technického vybavení i pomůcek na poslední chvíli. Již admirál Nelson řekl, že veškerý úspěch ve svém životě přičítá tomu, že byl na místě vždy o čtvrt hodiny dříve.
Méně znamená více – prezentace nemusí být létající cirkus
Někdy se setkáváme s prezentacemi, které nesou přívlastek multimediální. Na projekci se střídá obraz z počítače s videosekvencemi, vše je v pohybu, animováno a navíc podbarveno zvukem či hudbou. Samotný řečník pak jen těžko může přes tento létající cirkus posluchače zaujmout. Naopak tam, kde potřebujeme přilákat rozptýlené publikum (zejména na výstavách a veletrzích) je tento typ prezentace velice působivý a efektivní.
Pro většinu prezentací však platí - méně znamená více.
Vytváříte-li své fólie či snímky v PowerPointu, vyzkoušejte následující postup:
• Na každý snímek umístěte maximálně 5 bodů. Vyvarujte se dlouhých složitých souvětí.
• Texty pište bezpatkovým písmem (font Arial apod.), velikosti minimálně 20.
• Pro zvýraznění použijte bold (tučný) text nebo odlišnou barvu písma, nikdy však kurzívu, která se při projekci jeví neostře a hůře se čte.
• Pokud jste na pozadí své prezentace zvolili světlý barevný odstín, pro texty a objekty použijte tmavší odstíny barev a naopak.
• Chcete-li při výkladu upoutat pozornost svých posluchačů, využijte animační a přechodové efekty, které PowerPoint i další prezentační programy nabízejí. Pohyb a najíždění textů či objektů by mělo být přirozené lidskému oku - čteme-li text zleva doprava, jeví se nám pohyb na snímku tímto směrem přirozenější.
• Potřebujete-li v prezentaci některý z bodů zdůraznit, použijte neobvyklou animaci (spirála, roztáhnutí či najíždění zprava).
Mám připraveny pomůcky a umím s nimi pracovat
Při přípravě na prezentaci je důležité promyslet nejen podobu pomůcek vizuálních, ale také výběr pomůcek technických. Každá z nich má přitom své přednosti i zvláštnosti ve srovnání s ostatními. Výrazně ovlivní nejen způsob vizualizace sdělení, ale také podání prezentace a vystupování řečníka. Více o této problematice v kapitole2.1 Zásady využívání prezentačních a audiovizuálních pomůcek.
1.1.1 Systematické kroky interaktivní prezentace
Krok č. 1. Příprava prezentace
• Napište si body, které vám do budoucna pomohou, abyste při prezentaci na nic nezapomněli.
• Jak má být prezentace členěna?
• Jaké pomůcky můžete a chcete použít?
• Co je nezbytné pro úvod, hlavní část a závěr
Krok č. 2 Zpracování prezentace
ÚVOD:
Oč jde?
• téma
• rámcové členění
• smysl a cíle
Vzbudit zájem posluchačů je možné poukázáním na souvislosti s aktuálními událostmi, upozorněním na aktuální problémy, uvedením praktických příkladů, postupem „rychle k věci“ – úvod nesmí být dlouhý.
HLAVNÍ ČÁST:
Členění obsahu.
• odvolat se na rámcové členění,
• využívat akustického členění a pauz v řeči.
Jak srozumitelně prezentovat fakta:
• volit srozumitelné výrazy a krátké věty,
• vyjadřovat se stručně a výstižně,
• názorně vysvětlovat, používat přehledné a dobře čitelné náčrty, modely, statistiky a tabulky, využívat možnosti vizualizace,
• hlavní teze zdůraznit akusticky.
ZÁVĚR:
Jak přesvědčivě skončit?
• shrnout, ale neopakovat se,
• neskončit náhle,
• upozornit na důsledky nebo užitek,
• apelovat na posluchače,
• naznačit výhled budoucího vývoje.
1.1.2 Osm tipů pro interaktivní prezentaci
1) Dobře se připravte – písemná příprava vám dodá jistotu i v případě, že bude po celou dobu uschována v kapse. Pro prezentaci samotnou stačí karta s hesly.
2) Před každou důležitou prezentací se uvolněte - dobře se vyspěte, jděte na procházku, věnujte se svým koníčkům, nejezte těžká jídla.
3) Autosugesce je povolený doping!
4) Běžte na místo prezentace včas – místnost si prohlédněte, je-li to možné, postavte se na podium a zkuste nahlas promluvit směrem k budoucímu publiku.
5) Několikrát se hluboce nadechněte - zkontrolujte si, jak stojíte a spusťte. Okamžitě buďte aktivní, používejte gesta a oční kontakt.
6) Mluvte na začátku zřetelně a pomalu – volte přirozený způsob vyjadřování, který odpovídá vaší osobnosti.
7) Vyhledávejte oční kontakt a vazbu s publikem – položte auditoriu otázku, shromažďujte odpovědi a pak na ně navažte.
8) Při prezentaci před větším publikem si zvolte po celé místnosti několik osob, které cíleně oslovujete.